Dudas frecuentes sobre facturas, IVA y obligaciones básicas si eres autónomo

Si acabas de darte de alta como autónomo o llevas tiempo emprendiendo, es normal que las mismas dudas aparezcan una y otra vez: IVA en la factura, qué hacer si te equivocas, cuánto debes guardar la documentación o si “todo” el IVA de tus gastos es deducible. Aquí van respuestas orientativas basadas en lo que más nos preguntan en consulta; tu caso concreto puede tener matices que solo un asesor fiscal puede valorar con garantías.

¿Tengo que llevar IVA en todas mis facturas?

No siempre, pero en la mayoría de operaciones habituales en régimen general de IVA, la factura debe reflejar el impuesto cuando la operación está sujeta y no exenta. Depende de:

• Tu régimen fiscal (general, módulos, recargo de equivalencia si aplica, etc.).
• El tipo de operación (prestación de servicios, venta de bienes, exportación, entrega intracomunitaria…).
• El destinatario (empresa nacional, particular, cliente en la UE o fuera).

Emitir una factura “sin IVA” cuando debía llevarlo, o al revés, puede complicar tus modelos y la relación con tu cliente. Si tienes duda en un caso límite, es mejor parar y preguntar antes de facturar.

Me he equivocado en una factura ya enviada. ¿Qué hago?

No sustituyas la factura en silencio ni “corrijas” solo el PDF: lo habitual es emitir una factura rectificativa que cumpla los requisitos legales y deje trazabilidad del error y de la corrección. El detalle depende de si el fallo es en importes, datos del cliente, tipo impositivo, etc., y de si el destinatario ya ha registrado el documento.

Cuanto antes lo corrijas, menos fricción suele haber con clientes y con la Agencia Tributaria.

¿Cuánto tiempo debo conservar facturas y justificantes?

Los plazos de conservación son largos (varios años, según la normativa aplicable al tipo de documento y obligación). Lo importante es dos cosas: que el soporte sea válido (papel bien archivado o copia electrónica que cumpla requisitos cuando corresponda) y que puedas encontrar lo que necesitas en una inspección o revisión.

Un criterio simple: cada mes, guardar facturas emitidas y recibidas clasificadas por año y, si es posible, por proyecto o cliente.

¿Puedo deducirme el IVA de cualquier gasto relacionado con el negocio?

No automáticamente. El IVA soportado solo es deducible cuando el gasto cumple los requisitos del impuesto: factura correcta, operación relacionada con actividad económica, uso en el negocio, y exclusiones que la ley prevé (gastos con límites, bienes de uso mixto, ciertos vehículos, etc.).

Es una de las áreas donde más errores vemos: gastos “lógicos” para el día a día que fiscalmente llevan límite o no son deducibles al 100 %.

¿Y si facturo a un cliente en otro país?

Las operaciones transfronterizas tienen reglas distintas (inversión del sujeto pasivo, exenciones, identificación de operador intracomunitario, servicios de localización…). Una factura mal planteada puede generar doble problema: contigo y con el cliente extranjero.

Si empiezas a operar fuera de España, conviene un repaso previo con tu asesor.

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